מה חשוב לבדוק כשבוחרים תוכנת שכר ? וכיצד מתבצעת הטמעה נכונה של מערכת שכר ?
חישוב השכר מהווה אחד התחומים החשובים הנוגעים במגוון היבטים של ניהול החברה. ליבת הארגון נשענת על מקורות ודוחות המגיעים מתוכנת חישוב השכר של העובדים, כפי שזה בא לידי ביטוי בעלויות העובד והמעסיק. טעויות בחישוב השכר וניהול שגוי עלולים לעלות באובדן משאב יקר למעסיק ולעובד.
במאמר זה נדון בחשיבות תפקידו של חשב שכר בחברה, מה עושה חשב השכר ? כיצד ניתן לבצע בקרה על השכר ומהם השינויים הטכנולוגיים שהפכו תחום זה לקל ומדויק יותר ? וכיצד משפיעה תוכנת השכר על ניהול השכר בארגון ?
העובדים כיום בשוק העבודה מבלים זמן ניכר מהיום בעבודתם, חלק מהחברות מתגמלות את העובד בשכר שעתי ואחרות בשכר חודשי המוסכם ביניהם. חשב השכר מקבל את ההסכמים בין המעסיק לעובד ומחשב בכל חודש את השכר המגיע לעובד בניכוי המיסים השונים, למס הכנסה, ביטוח לאומי וההשתתפות של העובד בארוחות, חנייה, שווי רכב והוצאות נלוות נוספות.
לאור המורכבות הרבה בחישוב השכר, נדרשת התמחות מיוחדת בהכנת התלוש על ידי חשב/ת שכר. בדרך כלל, תהליך חישוב השכר צריך להתבצע בצורה מהירה מסיומו של החודש ועד לתשיעי בכל חודש, מכיוון שבתאריך העשירי לחודש משכורתו של העובד אמורה להיות מופקדת לחשבון הבנק.
הטמעה של מערכות שכר בחברה
על מנת להגיע לחישוב נכון ומדויק של השכר בתוך זמן קצר, יש חשיבות גדולה לתפקידה של תוכנת השכר, ולאופן בה היא מוגדרת. ככל שנגדיר מלכתחילה את המערכת באופן מיטבי, כך ייקל על חשב השכר חישוב השכר החודשי. יש חשיבות גדולה לשקיפות כלפי העובדים, תוכנת השכר שיקלולית מאפשרת למשתמש להנגיש בלחיצת כפתור את תלושי השכר לעובדים בזמן אמת באונליין, באתר אינטרנט ייעודי ומאובטח, כאשר כל אחד מהעובדים יכול להיכנס לפורטל אישי, ולצפות בפירוט נתוני תלוש השכר שלו, ובהיסטורית התלושים.
שימוש בתוכנה אמינה מדויקת ומעודכנת בהתאם לרגולציה של חוקי המס, והגדרה נכונה של רכיבי השכר מול הסכם השכר של העובד, יכול לסיע לכל חברה – מחברה קטנה המעסיקה עובדים בודדים ועד לחברות המעסיקות עשרות ומאות עובדים.
בין התוכנות שנועדו לביצוע חשבות שכר הקיימות היום בשוק ניתן למצוא את: שיקלולית, מיכפל, חילן ומלם שכר. כמובן שלא מספיק רק להעסיק חשב שכר על מנת להשתמש בתוכנה אלא חשוב להטמיע ולהגדיר אותה כראוי.
איך מתבצעת הטמעת תוכנת שכר ?
חשב שכר בכיר יכול להשתמש בכל תוכנה, אך אם בחרתם תוכנה המותאמת לצורכי החברה שלכם, העבודה שלו תהיה הרבה יותר קלה ומדויקת ותחסוך לכם משאבים בטווח הרחוק. לפני שאתם בוחרים תוכנת שכר התייעצו עם חברה המתמחה בתוכנת ניהול שכר.
חשוב לדעת כיצד לאפיין את הצרכים המדויקים של הארגון בנוגע לחישוב השכר, למשל: חשב שכר העובד על פי הסכמים אישיים, יחשב את משכורות העובדים בצורה שונה מאשר חברה המעניקה שכר שווה לכל העובדים. חלק מהעובדים הבכירים עשויים לקבל תנאים נוספים שאינם מגיעים לאחרים וההטבות שהם מקבלים צריכות להיות מגולמות בתלוש השכר.
בנוסף, חשוב להיות מסוגלים להטמיע את המערכת החדשה מבלי לאבד את כל הנתונים הנמצאים במערכת השכר בה אתם עושים שימוש כיום.
היבט נוסף של מערכות שכר איכותיות המוטמעות בחברה הוא – היכולת לעדכן את המערכת על פי חוקי ההעסקה המשתנים. חשבות שכר אינה תחום שנשאר לאורך שנים בצורה זהה. החוקים משתנים, וחשוב מאד לוודא שתוכנת השכר מתעדכנת הזמן ובאופן אוטומטי כדי להיות מותאמת לשינויים אלה ולאפשר לחשב השכר לעבוד ללא טעויות.
חשבות שכר: מספר טיפים לתכנון נכון של חישוב השכר בחברה
נסכם במספר טיפים חשובים לתכנון נכון של חישוב השכר בחברה. טיפים אלה מתאימים לחברות קטנות וארגונים גדולים המעסיקים חשב שכר כתקן בחברה או חשב שכר בכיר חיצוני.
- הטמיעו שעון נוכחות דיגיטלי לדיווחי הנוכחות של העובדים, ותוכנת נוכחות המחשבת את סה"כ שעות העבודה של העובדים. חלק חשוב מתכנון תלוש המשכורת המבוצע על ידי חשב/ת השכר מתבסס על קבלת נתונים נכונים מתוכנת הנוכחות. תוכנת הנוכחות אמורה לייצא קובץ סגור המכיל את סה"כ שעות העבודה של כל עובד לפי חלוקה מוגדרת מראש של שעות רגילות ושעות נוספות בהתאם להסכמי העבודה בארגון לכל עובד.
- תכננו את ההוצאות הצפויות לעסק בסעיף השכר, תוכנת השכר יכולה להפיק עבורכם דו"ח עתידי של הוצאות צפויות לעסק. למשל: אם חלק מהעובדים שלכם זכאים לדמי הבראה בחודש הקרוב כדאי לדעת זאת ולהיערך מראש.
- ערכו הסכמים ברורים עם כל עובד מיום גיוסו לחברה הכוללים את פירוט התנאים הסוציאליים המגיעים לו, שכר שעתי וכן כל ההטבות המגיעות לעובד.
