לקוחות שיקלולית,
לנוחיותכם הכנו הסבר מפורט עבור הגדרה ודיווח עובדים בתקופת חל"ת.
הסברים נוספים ניתן לראות בדפי הסבר עבור עדכוני מרץ ואפריל 2020:
דוחות > 8. דפי הסבר > 1. עדכוני תוכנה > 1. מרץ 2020 או אפריל 2020 (עדכון נוכחי)
מענה לשאלות נפוצות ניתן לראות בצ'אטבוט.
הגדרת העובד בתוכנה כאשר העובד שהה חודש שלם בחל"ת:
• הגדרה זו תיעשה רק כאשר העובד שהה חודש שלם בחל"ת. הגדרת העובד כחל"ת תעשה מכרטיס "נתוני העסקה" > אזור "ביטוח לאומי" > שדה "סוג משרה" > יש לבחור "חופשה ללא תשלום". עובדים אלו ידווחו בטופס 613 (חופשה ללא תשלום) . הסבר על דיווח ראה בהמשך. במידה והעובד עבד בחלק מהחודש הוא לא יוגדר כחל"ת וידווח בטופס 102.
• תשלומים במערכת בזמן חל"ת:
בחודש שהעובד מוגדר בחל"ת לא ניתן לקלוט עבורו שום תשלום / שווי. כלומר יש לאפס את כל הרכיבי שכר, הכנסות זקופות וקופות, כך שבחישוב יצא תלוש על "0".
בתלוש יצא רק תשלום ביטוח לאומי מעסיק בתקופת חל"ת של העובד על סכום של 348 ₪, וסכום זה ידווח בטופס 613. במידה וישנם תשלומים / שווים יש לרכז אותם ולקלוט לעובד כאשר הוא ישוב לעבוד/ בסיום העסקה.
• הפרשה לגופים מוסדיים:
בחודש בו העובד מוגדר חל"ת, לא ניתן להפריש לגופים המוסדיים במערכת, והעובדים ידווחו כסטאטוס של הפסקת עבודה / חל"ת. מעסיק המעוניין להפריש עבור העובדים יבצע זאת רטרואקטיבית כאשר העובד ישוב לעבודתו.
דיווח עבור העובד בתקופת חל"ת ותשלום המעסיק:
• לפי הנחיות ביטוח לאומי העובד ששהה חודש שלם בחל"ת יש להגדיר כחל"ת ולדווח טופס 613 (על אף שהעובד מקבל דמי אבטלה). ישנם דיונים מול ביטוח לאומי בנושא זה, נעדכן במייל כאשר תהיה החלטה סופית.
בנוסף, מעסיק שדיווח טופס 613 חייב להגיש למוסד לביטוח לאומי פעם ברבעון דיווח ממוכן בלבד של פרטיהם האישיים של העובדים הללו (קובץ רשומות).
טופס 613: טופס זה מפיקים רק מעסיקים שלהם עובדים ששהו חודש שלם בחל"ת (לדוגמה, עובדים ששהו בחל"ת מתאריך 01.04.2020-30.04.2020) והוגדרו בתוכנה כ"חופשה ללא תשלום" בנתוני העסקה > ביטוח לאומי > סוג משרה > חופשה ללא תשלום.
מיקום ואפשרויות הדיווח: טופס 613 ניתן דווח רק באתר התשלומים, או בקובץ שניתן להפיק משיקלולית – קישור לאתר התשלומים, או קליטה ידנית – קישור לדיווח ידני באתר ביטוח לאומי.
ניתן להפיק קובץ 613 משיקלולית בנתיב הבא: "4.דוחות" > "1.דוחות לשלטונות המס" > "9.ממשקים לביטוח לאומי" > "3.הכנת טופס 613 לקובץ שוטף" > לאחר הכנת הקובץ יש ללחוץ על "5.הפקת הקובץ למדור התשלומים B2B" ולבחור את הנתיב בו ישמר הקובץ.
הכנת קובץ רשימות – מעסיק שדיווח טופס 613 חייב להגיש למוסד לביטוח לאומי פעם ברבעון דיווח ממוכן בלבד של פרטיהם האישיים של העובדים האלה. ניתן להכין קובץ זה בנתיב הבא: "4.דוחות" > "1.דוחות לשלטונות המס" > "9.ממשקים לביטוח לאומי" > "10. הכנת קובץ רשימות" > "4. עובדים בחל"ת. במסך שנפתח בוחרים את הרבעון הרלוונטי, לדוגמה "מינואר עד מרץ" > לוחצים על "המשך" > בוחרים את הכונן בו הקובץ ישמר (הנתיב המדויק מופיע במסך למטה) ולוחצים על "המשך".
מיקום ואפשרויות דיווח: ניתן לטעון את הקובץ במערכת B2B. מעסיקים שאינם רשומים למערכת זו צריכים לדווח באופן ידני באתר התשלומים.
שאלה נפוצה: מעסיקים שיש להם עובדים שהיו בחלת חודש מלא רק באפריל ולא במרץ, לא צריכים את הקובץ רשימות עכשיו, אלא רק ביוני ?
תשובה: קובץ רשומות עבור עובדים בחל"ת יש לדוות פעם ברבעון עבור כל העובדים שיצאו לחל"ת בתקופת הרבעון ודווח עבורם טופס 613. כלומר אם רבעון הוא ינואר-מרץ (רבעון ראשון) ויש במרץ עובדים בחל"ת אז הם נכנסים לרבעון הזה.
עובדים שבחל"ת בחודש אפריל – "ייכנסו" לרבעון השני שהוא מאפריל עד יוני והם ידווחו רק ביוני, כי מדווחים פעם ברבעון. נכון לעכשיו הרבעון השני טרם הסתיים לכן הוא לא מוצג ברשימת הרבעונים לבחירה בהפקת קובץ רשומות.
לסיכום:
• מעסיקים שיצא להם טופס 613 בחודש מרץ (כלומר היו עובדים שכל חודש מרץ היו בחל"ת) צריכים להכין קובץ רשומות עבור רבעון הראשון.
• מעסיקים שיצא להם טופס 613 בחודש אפריל (כלומר היו עובדים שכל חודש אפריל היו בחל"ת) יצטרך להכין קובץ רשומות רק בחודש יוני עבור רבעון השני (בסוף רבעון השני).
• מעסיקים שיצא להם טופס 613 גם בחודש מרץ וגם בחודש אפריל – יצטרכו להכין קובץ רשומות גם עבור רבעון הראשון (בסוף חודש מרץ) וגם עבור רבעון השני (בסוף חודש יוני).
